Mitarbeitende von hinten in einer KI-Schulung vor einem Bildschirm mit abstrakter Netzwerkgrafik
Compliance

KI-Schulung für Mitarbeiter: Pflicht, Inhalte und Nachweis nach Art. 4 KI-VO

Eine KI-Schulung für Mitarbeiter ist für die meisten Unternehmen der naheliegende Weg, eine Pflicht aus der europäischen KI-Verordnung (KI-VO) zu erfüllen. Nach Art. 4 KI-VO müssen Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu fördern. Das gilt auch, wenn Beschäftigte „nur“ Chatbots für Texte oder Übersetzungen nutzen. Seit dem 27. Juli 2026 gilt dafür eine geänderte, etwas mildere Fassung.

Das Wichtigste in Kürze

  • Art. 4 KI-VO gilt seit dem 2. Februar 2025 für Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, unabhängig von Branche und Unternehmensgröße.
  • Seit dem 27. Juli 2026 verlangt Art. 4 Maßnahmen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau müssen Sie nicht mehr garantieren.
  • Die Pflicht bleibt verbindlich. Seit August 2026 beaufsichtigen nationale Behörden die Einhaltung, in Deutschland grundsätzlich die Bundesnetzagentur.
  • Form, Dauer oder ein Zertifikat schreibt das Gesetz nicht vor. Laut EU-Kommission können Unternehmen ihre Schulungen intern dokumentieren.
  • Gute Schulungen richten sich nach den eingesetzten Tools, den Risiken und dem Vorwissen der Zielgruppe.

Ist eine KI-Schulung für Mitarbeiter Pflicht?

Art. 4 KI-VO richtet sich an Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. Betreiber ist nach Art. 3 Nr. 4 KI-VO jede Person oder Stelle, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, außer im rein privaten Bereich. Ein Unternehmen, das seinen Beschäftigten ein KI-Tool für die Arbeit bereitstellt oder dessen Nutzung zulässt, ist damit in der Regel Betreiber.

Das Gesetz schreibt nicht wörtlich eine „Schulung“ vor, sondern „Maßnahmen“. In der Praxis ist eine KI-Mitarbeiterschulung aber der übliche und am einfachsten belegbare Weg. Die EU-Kommission weist darauf hin, dass es in vielen Fällen nicht wirksam ist, Beschäftigten nur die Betriebsanleitung eines KI-Systems zu geben.

Auch einfache Anwendungen zählen. Auf die Frage, ob ein Unternehmen Art. 4 beachten muss, wenn seine Beschäftigten ChatGPT etwa für Werbetexte oder Übersetzungen nutzen, antwortet die Kommission mit Ja. Die Beschäftigten sollten zum Beispiel über das Risiko erfundener Antworten informiert sein, sogenannter Halluzinationen.

Was hat sich 2026 an Art. 4 KI-VO geändert?

Mit der Digital-Omnibus-Verordnung zur KI, der Verordnung (EU) 2026/1744, hat die EU Art. 4 neu gefasst. Die Änderung ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten. Die Pflicht für Unternehmen wurde dabei abgeschwächt, aber nicht abgeschafft.

Punkt Fassung bis 26. Juli 2026 Fassung seit 27. Juli 2026
Kernpflicht Maßnahmen, um „nach besten Kräften sicherzustellen“, dass das Personal über ein „ausreichendes Maß an KI-Kompetenz“ verfügt Maßnahmen, um die „Entwicklung der KI-Kompetenz“ des Personals zu unterstützen
Kompetenzniveau ausreichendes Maß gefordert kein bestimmtes Niveau für eine einzelne Person zu garantieren
Zu berücksichtigen technische Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung, Einsatzkontext, betroffene Personen unverändert
Unterstützung nicht geregelt Kommission und Mitgliedstaaten unterstützen, besonders KMU; die Kommission veröffentlicht Praxisbeispiele

Für Unternehmen heißt das: Sie müssen weiterhin aktiv werden und dabei Vorwissen und Einsatzzweck berücksichtigen. Sie müssen aber nicht dafür einstehen, dass jede einzelne Person nach der Schulung ein festgelegtes Niveau erreicht.

Strenger bleibt es bei Hochrisiko-KI. Nach Art. 26 Abs. 2 KI-VO müssen Betreiber solcher Systeme die menschliche Aufsicht Personen mit der erforderlichen Kompetenz, Ausbildung und Befugnis übertragen. Für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III gilt diese Pflicht nach der Änderung ab dem 2. Dezember 2027.

Was bedeutet KI-Kompetenz?

Art. 3 Nr. 56 KI-VO definiert KI-Kompetenz als die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, die es ermöglichen, KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen und Risiken von KI und möglicher Schäden bewusst zu werden. Es geht also nicht um Programmierwissen. Beschäftigte sollen verstehen, was ein Tool kann, wo es Fehler macht und welche Regeln im Unternehmen gelten.

Wie viel Wissen nötig ist, hängt von der Tätigkeit ab. Wer Entwürfe für E-Mails mit einem Chatbot schreibt, braucht anderes Wissen als ein Team, das KI-Ergebnisse für Entscheidungen über Menschen heranzieht.

Welche Inhalte gehören in eine KI-Mitarbeiterschulung?

Einen festen Lehrplan gibt es nicht. Die EU-Kommission nennt aber Schritte, die ein KI-Kompetenz-Training mindestens berücksichtigen sollte:

  1. Allgemeines Verständnis: Was ist KI, wie funktioniert sie, welche KI nutzt das Unternehmen, welche Chancen und Gefahren gibt es?
  2. Rolle des Unternehmens: Entwickelt es selbst KI-Systeme (Anbieter) oder nutzt es Systeme anderer (Betreiber)?
  3. Risiko der Systeme: Was müssen Beschäftigte über das jeweilige System wissen, welche Risiken bestehen und wie lassen sie sich mindern?
  4. Passende Maßnahmen: Schulungen und Hilfen auf dieser Grundlage zuschneiden, abhängig von Vorwissen, Erfahrung und Einsatzkontext.

Daraus ergeben sich typische Bausteine:

  • Grundlagen: wie KI Ergebnisse erzeugt und warum sie überzeugend klingende Fehler machen kann
  • Einsatz im Arbeitsalltag: sinnvolle Aufgaben, Grenzen und die Prüfung von Ergebnissen
  • Datenschutz und Vertraulichkeit: welche Informationen nicht in KI-Tools gehören
  • Rechtlicher Rahmen: Grundzüge der KI-VO, zum Beispiel verbotene Praktiken und Transparenzpflichten
  • Interne Regeln: freigegebene Tools, Ansprechpersonen und das Vorgehen bei Fehlern

Dauer, Format und Kosten

Die KI-VO legt weder eine Mindestdauer noch ein Format fest. Die Kommission betont, dass es keine Einheitslösung gibt. Entscheidend ist, dass die Maßnahme zur Zielgruppe und zu den eingesetzten Systemen passt.

Für viele Unternehmen bewährt sich eine Kombination:

  • Basisschulung für alle, die KI nutzen, etwa als E-Learning wie unsere KI-Schulung für Mitarbeiter. Ein Online-Kurs lässt sich ortsunabhängig absolvieren und einfach dokumentieren.
  • Vertiefung für einzelne Gruppen, zum Beispiel für Teams, die KI in sensiblen Bereichen einsetzen, oder für Führungskräfte, die über neue Tools entscheiden.
  • Kurze Auffrischungen, wenn neue Tools eingeführt werden oder sich Regeln ändern.

Die Kosten hängen vor allem von Format, Teilnehmerzahl und Anpassungsbedarf ab. Präsenz-Workshops mit individuellen Inhalten sind meist aufwendiger als standardisierte Online-Kurse mit Lizenzen pro Person. Achten Sie beim Vergleich darauf, ob Teilnahmebestätigungen und Aktualisierungen bei Rechtsänderungen enthalten sind.

Nachweis: Brauchen Sie ein Zertifikat?

Nein, ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Nach Auskunft der EU-Kommission können Unternehmen ihre Schulungen und sonstigen Maßnahmen intern dokumentieren. Art. 4 verlangt auch nicht, das KI-Wissen der Beschäftigten zu messen.

Eine saubere Dokumentation ist trotzdem sinnvoll. Damit können Sie gegenüber einer Behörde zeigen, was Sie unternommen haben. Festhalten sollten Sie zum Beispiel:

  • wer wann an welcher Maßnahme teilgenommen hat
  • Inhalte und Stand der Schulung
  • für welche KI-Tools und Tätigkeiten sie gedacht war
  • geplante Auffrischungen, etwa bei neuen Tools

Teilnahmebestätigungen oder Zertifikate aus einem E-Learning erleichtern diese Dokumentation. Sie belegen die Teilnahme, sind aber keine behördliche Anerkennung.

Welche Folgen hat eine fehlende KI-Schulung?

Die KI-VO nennt in ihren Bußgeldvorschriften (Art. 99 Abs. 3 bis 5) keinen eigenen Rahmen für Verstöße gegen Art. 4. Sanktionen und andere Durchsetzungsmaßnahmen regeln nach Art. 99 Abs. 1 die Mitgliedstaaten. Das deutsche KI-Marktüberwachungs-und-Innovationsförderungs-Gesetz (KI-MIG) führt Art. 4 in seinem Bußgeldkatalog in § 15 nicht auf.

Folgenlos ist die Pflicht deshalb nicht. Zuständige Marktüberwachungsbehörde ist nach § 2 Abs. 1 KI-MIG grundsätzlich die Bundesnetzagentur. Laut EU-Kommission beaufsichtigen die nationalen Behörden Art. 4 seit August 2026.

Hinzu kommt das praktische Risiko: Wer nicht weiß, wie KI-Tools arbeiten, gibt eher vertrauliche Daten ein oder übernimmt fehlerhafte Ergebnisse ungeprüft. Solche Fehler können andere Pflichten berühren, etwa im Datenschutz.

Praxis: Wie schult man Mitarbeiter im Umgang mit KI?

Mit diesen sechs Schritten setzen Sie Art. 4 KI-VO strukturiert um:

  1. KI-Einsatz erfassen: Listen Sie auf, welche KI-Tools im Unternehmen genutzt werden, auch solche, die Beschäftigte ohne Freigabe verwenden.
  2. Rolle und Risiko klären: Prüfen Sie, ob Sie Anbieter oder Betreiber sind und ob Hochrisiko-Anwendungen dabei sind. Die Master-Checkliste zu AI Act und DSGVO hilft bei der strukturierten Bewertung.
  3. Zielgruppen bilden: Unterscheiden Sie gelegentlich Nutzende, intensive Anwenderinnen und Anwender sowie Verantwortliche, die über den KI-Einsatz entscheiden.
  4. Basisschulung durchführen: Schaffen Sie eine gemeinsame Grundlage für alle, zum Beispiel mit unserer KI-Schulung für Mitarbeiter. Sie behandelt Grundlagen, Anwendungsbereiche im Unternehmen sowie Datenschutz und Datensicherheit.
  5. Regeln festlegen: Halten Sie in einer internen KI-Richtlinie fest, welche Tools freigegeben sind, welche Daten tabu sind und wie Ergebnisse geprüft werden.
  6. Dokumentieren und auffrischen: Speichern Sie Teilnahmen und Inhalte. Planen Sie Wiederholungen, sobald neue Tools oder Regeln hinzukommen.

Nutzen Sie KI bereits in größerem Umfang oder in sensiblen Prozessen, lohnt sich ein Blick von außen. Ein KI-Audit zeigt, wo Ihr Unternehmen steht und welche Maßnahmen fehlen. Für eine laufende Begleitung ist das Beratungsteam von WIEMER ARNDT, unserem Schwesterunternehmen, für Sie da, auf Wunsch auch als externer KI-Beauftragter.

Häufige Fragen

Wie oft muss eine KI-Schulung wiederholt werden?

Einen festen Turnus schreibt die KI-VO nicht vor. Sinnvoll ist eine Auffrischung, wenn neue KI-Tools eingeführt werden, sich Einsatzbereiche ändern oder neue Regeln gelten, wie zuletzt durch die Änderung von Art. 4 im Juli 2026.

Reicht es, die Anleitung des KI-Tools weiterzugeben?

In vielen Fällen nicht. Die EU-Kommission hält den bloßen Verweis auf die Betriebsanleitung oft für unwirksam. Sie empfiehlt Schulungen und Hilfen, die auf Vorwissen und Einsatzzweck abgestimmt sind.

Brauchen wir einen KI-Beauftragten?

Für Art. 4 ist keine bestimmte Organisationsstruktur vorgeschrieben, also weder ein KI-Beauftragter noch ein eigenes Gremium. Eine feste Ansprechperson erleichtert die Umsetzung aber deutlich.

Gilt die Pflicht auch für kleine Unternehmen?

Ja. Art. 4 unterscheidet nicht nach Unternehmensgröße. Seit der Änderung 2026 sollen Kommission und Mitgliedstaaten aber gerade KMU bei der Umsetzung unterstützen.

Quellen

Stand: September 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

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