Datenschutz für Videochat- und Konferenz Tools | Handreichung Download

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Stand 2020 April

Starterpack zur Einführung von Video-Meeting-Tools

In den nachfolgenden Punkten wird erläutert, wie Schritt für Schritt bei Einführung von neuer Software – insbesondere bei Video-Meeting-Tools vorgegangen werden sollte, um den Datenschutz gewährleisten zu können. Gerade sind Online-Meetings sinnvoller denn je. Allerdings sollte ein Unternehmen bei der Auswahl und der Einführung neuer Techniken („Verfahren“) bestimmte Schritte beachten.

Dieses Starterpack soll Ihnen ermöglichen, die Auswahl und die Prüfung von Video-Meeting-Tools schnell und in dokumentierter Weise vornehmen zu können.

Wir empfehlen die Einführung eines neuen Verfahrens in vier Steps zu unterteilen.

Änderungen an Systemen
Soll im Unternehmen eine neue Software eingeführt werden, so sollte durch die zuständigen Stellen, wie IT Abteilung, Datenschutzbeauftragter, Geschäftsführung, Compliance Management etc. die Software gleich zu Beginn auf Sicherheit und Zulässigkeit sowie auf weitere Faktoren wie Wirtschaftlichkeit und Handhabung geprüft werden.

Solch ein Änderungsprozess sollte organisatorisch gesteuert und alle Änderungen und dazugehörige Entscheidungsgrundlagen dokumentiert werden. Das gilt sowohl in der Betriebs- als auch in einer Testumgebung.

Vorgehensweise
Gerade bei webbasierten Anwendungen muss auf die Datensicherheit besonderes Augenmerk gelegt werden, da diese mit dem Outsourcen der personenbezogenen Daten einhergehen. Grundsätzlich aber kann man nach einem klaren Schema auch bei der Einführung von Video-Meeting-Tools vorgehen:

Prüfung Zulässigkeit nach DSGVO
Schutzbedarfsermittlung / Technische und Organistorische Maßnahmen
Erstellen der Betroffenen-Informationen
Erstellug der Verfahrensbeschreibung

In den Anlagen erhalten Sie exemplarische Vorlagen.

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Häufig gestellte Fragen

Was ist die Handreichung „Datenschutz für Videochat- und Konferenz-Tools"?

Es handelt sich um ein Starterpack zur Einführung von Video-Meeting-Tools wie Zoom, Teams & Co. Die Handreichung erläutert Schritt für Schritt, wie bei der Einführung neuer Software – insbesondere bei Video-Meeting-Tools – vorgegangen werden sollte, um den Datenschutz zu gewährleisten. So können Sie die Auswahl und Prüfung solcher Tools schnell und dokumentiert vornehmen.

Welche Schritte empfiehlt die Handreichung bei der Einführung eines Video-Meeting-Tools?

Die Einführung eines neuen Verfahrens wird in vier Steps unterteilt: die Prüfung der Zulässigkeit nach DSGVO, die Schutzbedarfsermittlung inklusive technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM), das Erstellen der Betroffenen-Informationen sowie die Erstellung der Verfahrensbeschreibung. In den Anlagen erhalten Sie dazu exemplarische Vorlagen.

Warum sollte man bei webbasierten Video-Tools besonders auf Datensicherheit achten?

Gerade bei webbasierten Anwendungen muss der Datensicherheit besonderes Augenmerk gelten, da diese mit dem Outsourcing personenbezogener Daten einhergehen. Deshalb sollte neue Software gleich zu Beginn durch die zuständigen Stellen – etwa IT-Abteilung, Datenschutzbeauftragter, Geschäftsführung oder Compliance-Management – auf Sicherheit und Zulässigkeit sowie auf Faktoren wie Wirtschaftlichkeit und Handhabung geprüft werden.

Was kostet die Handreichung und wie erhalte ich sie nach dem Kauf?

Der reguläre Preis beträgt 59,00 € (inkl. Steuern; Versand wird beim Checkout berechnet). Legen Sie die Handreichung in den Warenkorb; nach Ihrer Bestellung erhalten Sie per E-Mail eine Bestellbestätigung und Ihre Rechnung. Sobald der Zahlungseingang verbucht ist, bekommen Sie einen Download-Link – bei Banküberweisungen kann dies bis zu 3 Tage dauern.