Datenschutzzeichen

Welche Bedeutung misst das Datenschutzrecht (den Datenschutzzeichen als) Maßnahmen der innerbetrieblichen Sensibilisierung bei und kann sich im Falle eines Bußgeldverfahrens der Einsatz von Hinweisschildern, die über Bild- und Textbotschaften ein datenschutzkonformes Verhalten im Betrieb anmahnen (nachfolgend „Datenschutzzeichen“), zugunsten des Verantwortlichen bzw. Auftragsverarbeiters auswirken?

Ergebnis durch den Einsatz:

Datenschutzzeichen sind als Maßnahme der Sensibilisierung im Sinne des Datenschutzrechts einzuordnen. Solche Maßnahmen werden durch das Datenschutzrecht unmittelbar, aber auch mittelbar verlangt. Das Unterlassen solcher Maßnahmen kann u.U. zu einer eigenständigen Sanktionierung führen.

Im Rahmen eines Bußgeldverfahrens sind durch die Aufsichtsbehörde Maßnahmen der Sensibilisierung mildernd zu berücksichtigen.

Handhabung und Einsatz von Datenschutzzeichen

Datenschutzzeichen bieten eine umfassende und einfache Möglichkeit, der Verpflichtung zur innerbetrieblichen Sensibilisierung und Schulung von Mitarbeitenden nachzukommen.

Wichtig ist jedoch, die Datenschutzzeichen im Unternehmen sachgerecht einzusetzen. Je nach Zeichen gibt es unterschiedliche, Vorgehensweisen und Empfehlungen zum richtigen Einsatz der Datenschutzzeichen. Im Folgenden werden diese dargestellt.

Zeichen: Datenpannen

Der Einsatz muss dort stattfinden, wo Mitarbeitende im täglichen Miteinander auf den Umgang mit Datenpannen und mit den allgemeinen Regelungen des Datenschutzes und der Sicherheit im Unternehmen (Fluchtwegepläne, Erste-Hilfe-Maßnahmen) informiert werden. Dies kann zum Beispiel am Kopierer, in der Teeküche, am Wasserspender oder am schwarzen Brett im Unternehmen sein.

Achten Sie darauf, dass auf dem Datenschutzzeichen in Feld 2 der richtige Ort für das Auffinden des Formulars zur Meldung von Datenpannen eingetragen wird. Es kann sich dabei um einen physischen Ort (Empfang, Verwaltung, Sekretariat) oder einen Speicherort (WIKI, Laufwerk xy) handeln. Sie können den Ort handschriftlich eintragen oder mit Ihrem Drucker eindrucken. Benötigen Sie eine größere Anzahl von Datenpannen-Zeichen, können Sie diese auch als individualisierte Zeichen bestellen.

Zeichen: Achtung, sensible Daten

Dieses Zeichen sollte in jedem Fall dort angebracht werden, wo sich sensible personenbezogene Daten (Personalakten, Klientenakten, Kundenakten) befinden oder wo mit sensiblen Daten umgegangen wird. Jedoch sollten hierdurch unbefugte Dritte nicht auf die Existenz der personenbezogenen Daten hinweisen werden. Optimale Orte hierfür sind die Innentüren von Archivschränken, Server- und Archivräumen, gegebenenfalls auch Registerschränke und Kartei-, bzw. Aktenschränke. So werden die Mitarbeitenden beim Schließen einer Tür daran erinnert, immer wieder darauf aufmerksam gemacht, dass der Raum oder der Schrank sicher zu verschließen sind.

Auch kann der Aufbewahrungsort der Aktentonne (Standort) gut damit gekennzeichnet werden. Achten Sie darauf, dass diese Datenschutz Zeichen nicht von außen sichtbar sind.

Zeichen: Auskunftsersuchen von Betroffenen:

Dieses Zeichen sollte in den Abteilungen angebracht und zur Verfügung gestellt werden, in denen Mitarbeitende arbeiten, die grundsätzlich mit Auskunftsersuchen betroffener Personen konfrontiert werden könnten. Dies sind die Kommunikationsabteilung, der Vertrieb, die Patientenaufnahme, die Personalabteilung, Warenaus- und Eingang, die Pforte oder der Empfang der Einrichtung, des Unternehmens oder der Praxis.

Ferner können die Zeichen auch als allgemeine Informationen in den allgemein zugänglichen Räumlichkeiten angebracht werden. Denkbar ist grundsätzlich auch ein digitaler Einsatz im Intranet oder in den sozialen Medien.

Bei Fragen zum weiteren Einsatz kontaktieren Sie uns gerne!