Handreichung zur DSGVO-Konformen Kontaktformularen in der Praxis

Diese Handreichung unterstützt Geschäftsführungen, Datenschutzbeauftragte, Marketing-, Service- und IT-Teams dabei, Kontaktformulare auf Websites, Portalen und Landingpages rechtssicher, nutzerfreundlich und revisionsfest zu gestalten. Sie bündelt Rechtsrahmen, typische Fehlerquellen und praxiserprobte Maßnahmen, damit Anfragen zuverlässig ankommen, ohne Datenschutzrisiken, Haftungsfragen oder Löschchaos im Hintergrund zu erzeugen.

Wenn Sie bereits Kunde von Wiemer Arndt oder ShapeMinds sind, beraten wir Sie im Rahmen Ihres bestehenden Beratungskontingents zu diesem Thema – rufen Sie uns einfach an. Wenn Sie noch kein Kunde sind, können Sie die Beratungsleistung optional dazubuchen.

Das erwartet Sie

 Titel & Zweck

DSGVO-konforme Kontaktformulare in der Praxis – rechtliche Grundlagen, Gestaltung und Dokumentation von Kontakt-, Service-, Bewerbungs-, Bestell- und Anmeldeformularen, inkl. Einbindung von E-Mail-Systemen, Ticket-Tools und Spam-Schutz (DSGVO, TTDSG, Art. 6, Art. 13, Art. 32 DSGVO).

Anwendungsbereich

•  Klassische Kontaktformulare, Support-/Service-Formulare, Angebots- und Rückrufformulare
• Bewerbungs-, Event- und Newsletter-Formulare
• Formulare in Kundenportalen und Self-Service-Bereichen

Rechtsgrundlagen & Einordnung

• Einordnung typischer Formulare unter Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertrag/vorvertraglich) und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
• Wann eine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) wirklich notwendig ist und wann nicht
• Rolle des TTDSG bei Cookies, Tracking und Diensten wie reCAPTCHA

Aufbau & Datenminimierung

• Pflichtfelder vs. freiwillige Angaben: Was wirklich nötig ist, um Anfragen zu bearbeiten
• Datenminimierung in der Praxis („so viel wie nötig, so wenig wie möglich“)
• Umgang mit sensiblen Angaben (z. B. Gesundheitsdaten, Bewerbungen) und besonderen Schutzmaßnahmen

Informationspflichten direkt am Formular

• Umsetzung von Art. 13 DSGVO im Formular: Kurztext + Link auf Datenschutzhinweise
• Welche Informationen zwingend hinein müssen (Verantwortlicher, Zwecke, Rechtsgrundlage, Speicherdauer, Empfänger, Drittlandübermittlung, Betroffenenrechte)

Einwilligungstexte im Formular

• Wann eigene Checkboxen nötig sind (Newsletter, Weitergabe an Dritte, bestimmte US-Dienste)
• Gestaltung verständlicher, dokumentationsfähiger Einwilligungstexte
• Mehrere Zwecke trennen (Kontakt vs. Werbung vs. weitere Verarbeitung) 

... und vieles mehr!

Für wen ist die Handreichung gedacht? 

Für Geschäftsführungen, Datenschutzbeauftragte, Fachbereiche mit Kundenkontakt, Marketing- und Kommunikations-Teams, HR/Bewerbungsstellen, IT- und Webverantwortliche sowie Agentur- und Technikpartner, die Kontakt- und Serviceformulare rechtskonform, nutzerfreundlich und intern gut dokumentiert betreiben wollen.

So geht’s 

1. Legen Sie die Handreichung „DSGVO-konforme Kontaktformulare in der Praxis“ in den Warenkorb.
2. Schließen Sie die Bestellung ab. Sie erhalten per E-Mail Bestellbestätigung und Rechnung.
3.  In der Bestellbestätigung finden Sie den Downloadlink für die Handreichung und können direkt in die Umsetzung Ihrer Formulare starten.